Weiterbildung: Papierloses Büro – digital statt Aktenberg
Papierberge kosten Zeit und Platz. Mit digitaler Software und gezielter Weiterbildung wird der Büroalltag effizienter.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein papierloses Büro spart Platz, Zeit und Nerven im Arbeitsalltag.
- Gezielte Weiterbildung aller Mitarbeitenden ist für einen erfolgreichen Umstieg wichtig.
- Entscheidend für den Erfolg ist eine gezielte Weiterbildung des ganzen Teams.
Rechnungen, Verträge und Offerten füllen in zahlreichen Büros nach wie vor ganze Regale mit Aktenordnern. Dadurch geht Stauraum verloren, Mitarbeiterplätze und ganze Abteilungen müssen sich um die Dokumente kümmern.
Dadurch geht nicht nur wertvoller Stauraum verloren, auch das Auffinden einzelner Unterlagen beansprucht häufig viel Zeit. Benötigte Dokumente müssen teilweise in verschiedenen Schränken oder sogar unterschiedlichen Abteilungen gesucht werden.
Eine digitale Dokumentenablage schafft hier Abhilfe. Dank integrierter Suchfunktionen lassen sich Dateien innerhalb weniger Sekunden aufrufen. Gleichzeitig haben mehrere Mitarbeitende die Möglichkeit, unabhängig von ihrem Standort auf dieselben Unterlagen zuzugreifen.
Welche gesetzlichen Regeln für digitale Belege gelten
Die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Archivierung sind in der Schweiz eindeutiger, als zahlreiche Betriebe annehmen. Nach Angaben des KMU-Portals des Bundes gilt für Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftsberichte eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Diese beginnt jeweils nach dem Ende des betreffenden Geschäftsjahres.
Unter bestimmten Voraussetzungen dürfen solche Unterlagen auch ausschliesslich elektronisch archiviert werden. Dabei muss gewährleistet sein, dass die Dokumente unverändert erhalten bleiben und während der gesamten Aufbewahrungsdauer jederzeit lesbar gemacht werden können.
Unternehmen, die ihre Papierunterlagen digitalisieren und die Originale anschliessend entsorgen möchten, sollten sich deshalb sorgfältig mit den geltenden Vorschriften auseinandersetzen.
Warum eine Weiterbildung für das digitale Büro unverzichtbar ist
Selbst leistungsfähige Programme bringen kaum Vorteile, wenn Mitarbeitende nicht wissen, wie sie diese korrekt einsetzen. Aus diesem Grund sollte die Weiterbildung des Personals von Anfang an Bestandteil jeder Digitalisierungsstrategie sein.
In der Schweiz besteht grundsätzlich eine hohe Bereitschaft, berufliche Kenntnisse weiterzuentwickeln. Zahlen des Bundesamtes für Statistik zeigen, dass im Jahr 2021 etwa 49 Prozent der erwerbstätigen Personen zwischen 25 und 64 Jahren an einer berufsbezogenen Weiterbildung teilnahmen.
Zahlreiche Unternehmen fördern solche Qualifizierungsmöglichkeiten, indem sie die Kursgebühren übernehmen oder ihren Mitarbeitenden bezahlte Arbeitszeit dafür zur Verfügung stellen.
Beim Wechsel zu einem papierlosen Büro bieten sich Schulungen zu digitalen Dokumentenverwaltungssystemen, Cloud-Anwendungen und virtueller Teamarbeit an.
Papierloses Büro in einzelnen Etappen
Die vollständige Digitalisierung eines Büros lässt sich nicht innerhalb eines Tages verwirklichen. Vielmehr braucht es eine durchdachte Vorgehensweise mit mehreren aufeinander abgestimmten Schritten. Das ganze Team muss Lust haben, die Akten zu digitalisieren.
Auf dieser Grundlage kann das Team geeignete Programme für die Dokumentenverwaltung, Buchführung und elektronische Signaturen auswählen.
Anschliessend empfiehlt es sich, eine übersichtliche Ablagestruktur festzulegen. Einheitliche Bezeichnungen für Dateien und klar definierte Ordner sorgen dafür, dass sich sämtliche Mitarbeitenden nach denselben Regeln orientieren können.
Neue Rechnungen sollten nach Möglichkeit ausschliesslich in digitaler Form eingehen, beispielsweise als PDF-Dateien oder über eBill. Bereits vorhandene Papierakten können eingescannt werden.
Nach ungefähr drei bis vier Monaten bietet sich eine erste gemeinsame Auswertung an. Dabei kann das Team überprüfen, welche Prozesse bereits gut funktionieren und an welchen Stellen Verbesserungen erforderlich sind.
Datenschutz und digitale Sicherheit gewährleisten
Je mehr Geschäftsprozesse elektronisch abgewickelt werden, desto wichtiger wird der verantwortungsvolle Umgang mit vertraulichen Informationen. Besonders Personalunterlagen, Kundendaten und Vertragsdokumente müssen zuverlässig vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden.
Regelmässige Datensicherungen, die an einem separaten Standort aufbewahrt werden, verringern das Risiko eines dauerhaften Datenverlusts durch technische Störungen oder Cyberattacken.
Darüber hinaus sollten Zugriffsberechtigungen sorgfältig festgelegt werden. Mitarbeitende benötigen ausschliesslich Zugang zu jenen Dokumenten, die für ihre jeweiligen Aufgaben erforderlich sind.
Weniger Papier schafft Freiraum für wichtige Aufgaben
Für zahlreiche Unternehmen bedeutet der Verzicht auf umfangreiche Papierarchive eine grundlegende Veränderung, die sich langfristig auszahlt.
Mit einer sorgfältigen Vorbereitung, der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und passenden Weiterbildungsangeboten lassen sich Arbeitsprozesse schon nach kurzer Zeit effizienter gestalten.
Dadurch gewinnen Mitarbeitende wertvolle Zeit, die sie für die Betreuung der Kundschaft, laufende Projekte und ihre eigentlichen Aufgaben einsetzen können.
