Bundesrat prüft längere Aufbewahrung von E-Mails der Verwaltung

Im Sommer 2022 meldete der «Tages-Anzeiger», dass das Innendepartement an einer Sitzung beim Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten des Bundes (Edöb) im Dezember 2021 offengelegt habe, dass sie die Korrespondenz von Alain Bersets Mitarbeiter Lukas Bruhin mit der Frau gelöscht habe, die Berset zu erpressen versuchte. Zuvor hatte bereits die «Weltwoche» über einen E-Mailverkehr zwischen Bruhin und der Frau berichtet.

Die Geschäftsprüfungskommission des Ständerats (GPK-S) untersuchte in der Folge den Fall – und verlangte in einem Bericht die Klärung der einschlägigen Bestimmungen im Öffentlichkeits- und im Archivierungsgesetz. Die heutigen Vorgaben in Sachen Ablage und Archivierung von Dokumenten in der Bundesverwaltung seien nicht einheitlich, so der Tenor.

Der Bundesrat teilt die Schlussfolgerungen der GPK-S teilweise und will einzelne Aspekte der Aufbewahrung und Archivierung von amtlichen Dokumenten und des Zugangs der Öffentlichkeit zu diesen Dokumenten prüfen lassen, wie er am Freitag mitteilte. Das Eidgenössische Justiz- und Polizeidepartement (EJPD) soll der Regierung bis Ende 2024 Vorschläge zum weiteren Vorgehen unterbreiten.

Die Transparenz und die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns sei für das Vertrauen der Bevölkerung in die Behörden zentral, schrieb der Bundesrat in seiner Stellungnahme. Deshalb wolle er prüfen lassen, ob für die Mitarbeitenden der Bundesverwaltung bei Beendigung ihrer Anstellung beim Bund besondere Massnahmen zur Einhaltung der Aufbewahrungs- und Archivierungspflicht ergriffen werden sollen.

Dies könnten laut dem Bundesrat beispielsweise Schulungen und Merkblätter sein, mit welchen die Mitarbeitenden auf die Ablage von geschäftsrelevanten Informationen sensibilisiert werden. Des Weiteren soll gemäss Stellungnahme geprüft werden, ob die Aufbewahrungsfrist für elektronische Daten von ausscheidenden Mitarbeitenden verlängert werden soll – dies unter Berücksichtigung des Daten- und Persönlichkeitsschutzes der betroffenen Personen.

Zudem will der Bundesrat prüfen lassen, ob und in welchem Umfang Dokumente, die sowohl einen Bezug zur amtlichen Tätigkeit als auch zum Privatleben des Verwaltungsmitarbeitenden haben, der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden müssen. In diesem Zusammenhang stelle sich auch die Frage, ob der Situation von Magistratspersonen speziell Rechnung getragen werden soll.

Gegenstand der Prüfung soll ausserdem das Einsichtsrecht des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (Edöb) in die Dokumente der Bundesverwaltung sein. Der Bundesrat will allfällige Interventionsmöglichkeiten des Edöb prüfen lassen, wenn dessen Einsichtsrecht nicht gewahrt wird.

Die Empfehlung der GPK-S, ein Recht des Edöb auf den Erlass einer Verfügung zu prüfen, lehnt der Bundesrat hingegen ab. Der Edöb nehme im Bereich des Öffentlichkeitsrechts keine Aufsichts-, sondern eine Schlichtungsfunktion wahr. Nach Ansicht des Bundesrats würde die Einführung einer Verfügungskompetenz dem Charakter des informellen Schlichtungsverfahrens zwischen der Bundesverwaltung und der Öffentlichkeit deshalb widersprechen.