Weiterbildung: Business-E-Mails kompetent schreiben
Business-E-Mails wirken professionell, wenn Betreff, Ton und Struktur stimmen. Gute Formulierungen schaffen Klarheit und sparen im Arbeitsalltag Zeit.
Das Wichtigste in Kürze
- Gute Business-Mails sind klar, höflich und zielgerichtet formuliert.
- In der Schweiz sind Ton und Struktur einer E-Mail von entscheidender Bedeutung.
- Wenn Sie sich unsicher sind, bilden Sie sich in diesem Bereich weiter.
Die schriftliche Kommunikation im Berufsalltag wird oft unterschätzt. Dabei entscheiden unsere E-Mails darüber, wie professionell und kompetent wir auf andere wirken.
Mit richtig gut formulierten E-Mails können wir zudem das Unternehmen repräsentieren, in dem wir arbeiten. Eine Weiterbildung im Bereich E-Mail-Formulierungen ist daher keine schlechte Idee.
Der erste Eindruck beginnt beim Betreff
Der erste Eindruck entsteht schon im Posteingang. Entscheidend ist dabei der Betreff. Er sollte klar sagen, worum es in der E-Mail geht. So versteht der Empfänger die Nachricht schneller und übersieht sie weniger leicht.
Vage Formulierungen helfen dabei kaum. Besser ist ein konkreter Betreff, der direkt zeigt, was zu tun ist. Ein ruhiger und sachlicher Ton wirkt dabei professioneller als künstlicher Druck oder auffällige Schreibweisen.
Auch Smileys und andere «lustige Zeichen» sollten nur dann verwendet werden, wenn der Gegenüber einen gut kennt. Solche Zeichen bei neuen Kunden sind sozusagen ein No-Go.
Die Anrede sollte zur Beziehung passen
Die Anrede sollte gut überlegt sein. Sie muss zur Beziehung passen und zeigen, dass man sorgfältig schreibt. Bei einem ersten Kontakt ist eine formelle Anrede meist die beste Wahl.
Kennt man sich bereits gut, darf der Ton etwas persönlicher und natürlicher sein. Wichtig bleiben richtig geschriebene Namen und Titel. Fehler fallen hier schnell negativ auf.
Nach der Begrüssung sollte man freundlich und direkt einsteigen. Lange Vorreden sind meist nicht nötig. Wer den Grund der E-Mail früh nennt, macht es dem Gegenüber leichter.
Klarer Einstieg statt langer Vorrede
Kompetent wirkt eine E-Mail nicht durch lange und komplizierte Sätze. Viel wichtiger sind klare und verbindliche Formulierungen.
Wer unnötige Füllwörter weglässt, klingt sicherer und zuverlässiger. Der Ton sollte respektvoll bleiben, aber trotzdem klar sein. Das gilt auch bei Absagen oder Ablehnungen.
Viele Menschen lesen E-Mails unterwegs oder zwischen zwei Terminen. Deshalb sollte der Text leicht verständlich sein. Kurze Abschnitte helfen, den Inhalt schnell zu erfassen.
Jede Nachricht sollte sich auf das Wesentliche konzentrieren. So entstehen weniger Missverständnisse, und die Zeit des Empfängers wird respektiert.
Achten Sie darauf, genug Absätze zu machen, da viele E-Mails auch per Handy abgerufen werden.
Gute Formulierungen klingen verbindlich
Ein guter Ton kommt ohne übertriebene Höflichkeitsfloskeln aus. Trotzdem sollte die Wertschätzung spürbar bleiben.
Zu vorsichtige oder entschuldigende Formulierungen wirken oft unsicher. Besser sind sachliche und klare Sätze, die das Anliegen selbstbewusst ausdrücken.
Am Ende einer guten E-Mail sollte klar sein, wie es weitergeht. Der Empfänger sollte wissen, was von ihm erwartet wird oder welcher nächste Schritt folgt. Eine passende Grussformel und eine vollständige Signatur machen die Nachricht professionell komplett.
Wer genau formuliert und lösungsorientiert schreibt, spart Zeit und vermeidet Missverständnisse. Gleichzeitig entsteht Vertrauen. Das ist im modernen Arbeitsalltag ein grosser Vorteil.
Weiterbildung und Mails richtig formulieren
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Firmen-E-Mails schreiben, dann bilden Sie sich in diesem Gebiet weiter.
Mit einer entsprechenden Weiterbildung können Sie binnen weniger Tage lernen, professionelle E-Mails zu verfassen. Oft finden diese Weiterbildungen in kleinen Gruppen statt, sodass man gemeinsam lernt.
Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie die erste professionelle E-Mail verschicken sollen, gibt es noch einen Tipp: Testen Sie diese zunächst bei Freunden oder der Familie. Diese können Ihnen im Zweifelsfall noch Tipps geben, wie die E-Mail noch besser klingt.
