Weiterbildung: Zehn Tipps für mehr Produktivität

Im neuen Jahrtausend ist die Produktivität in der Schweizer Geschäftswelt permanent gestiegen, wie das Bundesamt für Statistik festhält.

Dennoch haben viele Menschen das ungute Gefühl, dass sie zu viel Zeit verplempern, die sie sinnvoller nutzen können. Hier sind zehn Tipps, um dieses Gefühl im Arbeitsalltag oder bei der Weiterbildung zu reduzieren.

Hier eine E-Mail, da eine Slack-Nachricht, dann kommt die Kollegin vorbei: Schon ist wieder eine Viertelstunde vergangen – ohne, dass Sie weiterarbeiten konnten.

Um in einen echten Flow zu kommen, vermeiden Sie Ablenkungen. Schalten Sie Benachrichtigung auf stumm und legen Sie das Smartphone mit dem Bildschirm nach unten hin.

Widmen Sie sich diesen Dingen, wenn die Arbeit erledigt ist. Das gilt auch für die Weiterbildung. Hier brauchen Sie sogar die entsprechende Ruhe, um die Weiterbildung abschliessen zu können.

Oft müssen Sitzungen nicht unbedingt abgehalten werden. Überlegen Sie sich deshalb Alternativen für ein Meeting – oder achten Sie darauf, dass dieses möglichst kurz ist.

Viele Vorgänge stammen aus einer Zeit vor der Digitalisierung. Stellen Sie diese auf die Probe und schauen Sie, welche Zeitfresser sich effizienter gestalten lassen.

Müssen es zum Beispiel E-Mail-Rundschreiben an zehn Personen sein oder reicht eine kurze Besprechung per Instant Messenger?

Auf einem chaotischen Schreibtisch wird viel Zeit mit der Suche nach bestimmten Dokumenten oder auch nur nach einem Stift vergeudet.

Schaffen Sie Ordnung und Übersicht. Davon profitiert übrigens auch Ihre Konzentrationskraft und Sie arbeiten automatisch produktiver. Wenn Sie aktuell eine Weiterbildung online machen, legen Sie sich die Dokumente jeden Tag zurecht, die Sie benötigen.

Versuchen Sie nicht, drei Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Sie können nicht einem Zoom-Meeting folgen, nebenbei an einem Computerprogramm arbeiten und auch noch eine E-Mail schreiben. Insgesamt dauert dann alles länger. Haken Sie erst das Meeting ab, beantworten Sie die E-Mail und widmen Sie sich dann konzentriert dem Programm.

Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit. Um bei diesem Beispiel zu bleiben: Ein Teil des Programms muss unbedingt bis morgen fertig werden? Widmen Sie sich diesem zuerst. Wenn Sie in einer Weiterbildung sind, schauen Sie sich die einzelnen Lernschritte genau an.

Fragen Sie, ob Sie unbedingt am Meeting teilnehmen müssen oder ob es reicht, wenn Sie das Protokoll lesen. E-Mails können ruhig einen Tag warten. Wäre es dringend, würde sich die Person auf direktem Weg melden.

Auf längere Sicht können Sie diese Prioritäten besonders gut mit To-do-Listen ordnen. Erstellen Sie sich jeden Morgen eine Liste für den bevorstehenden Arbeitstag.

Sie werden merken, wie gut Sie sich fühlen, wenn Sie eine Aufgabe nach der anderen abhaken. Sie können dem Arbeitsalltag auch eine gröbere Struktur geben, indem Sie To-do-Listen für die Woche und den Monat erstellen.

Sie haben eine To-do-Liste mit zehn Aufgaben und das Gefühl, dass Sie nicht vorankommen? Dann haben Sie womöglich zuerst mit der falschen Aufgabe begonnen.

Versuchen Sie, soweit möglich, zuerst mehrere kleine Aufgaben zu erledigen. Sind dann schon fünf von zehn Aufgaben abgehakt, fühlen Sie sich gleich viel produktiver.

Die innere Uhr ist ein unbestechlicher Taktgeber. Erledigen Sie anspruchsvolle Aufgaben in den Morgenstunden.

Gönnen Sie sich nach dem Mittagessen eine ruhigere Arbeitsphase. Der Körper fährt nun einen Gang herunter und ist einfach nicht zu Höchstleistungen bereit.

Und zuletzt: Lassen Sie sich nicht irremachen. Mittlerweile gibt es den Begriff der «Productivity Anxiety» – zu Deutsch: toxische Produktivität. Oder auch die Angst, nicht produktiv zu sein.

Menschen fühlen sich unter ständigem Druck, noch produktiver zu sein – nicht nur auf der Arbeit. Dies führt irgendwann zum Burnout. Befreien Sie sich von diesem Druck und erinnern Sie sich daran, dass Sie Ihr Bestes geben. Und dass dies auch mal ausreichen muss.