Out of Office: Das gehört in eine Abwesenheitsnotiz
Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind, kann es schwierig sein, auf alle E-Mails zu antworten. Wie wär's mit einer netten Abwesenheitsnotiz? Nau.ch gibt Tipps.
Das Wichtigste in Kürze
- Bei einer Abwesenheitsnotiz handelt es sich um eine automatische E-Mail-Antwort.
- Diese bietet sich beispielsweise während Geschäftsreisen oder bei Ferien an.
- Einige Standard-Infos gehören fest zum Format, der persönliche Touch ist optional.
Eine Abwesenheitsnotiz ist eine automatische E-Mail-Antwort, die Ihr Account für Sie abschickt, wenn Sie selbst nicht im Büro erreichbar sind.
Sie informiert den Absender über Ihre Abwesenheit und darüber, wann Sie wieder erreichbar sind. Obwohl Sie selbst nicht antworten können, bleibt so keine E-Mail an Sie unbeantwortet.
Sinn machen diese Notizen beispielsweise dann, wenn Sie mehr als 24 Stunden nicht im Büro, oder besser gesagt: an Ihrem Arbeitsplatz sind, beispielsweise auf einer Geschäfts- oder Ferienreise oder wegen Krankheit.
Wenn es Ihnen gelingt, neben den offensichtlichen Fakten auch noch Infos über Ihr Unternehmen anzubringen, haben Sie diese Mail-Formel optimal zu Ihren Gunsten genutzt!
1. Eine klare Betreffzeile
Die Betreffzeile sollte den Grund der Abwesenheit und den Zeitraum, für den Sie abwesend sind, klar und deutlich angeben. Beispiel für gute Betreffzeilen:
Abwesenheitsnotiz: Eingeschränkte Verfügbarkeit in der Zeit [Datum]
2. Eine freundliche Anrede
Beginnen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mit einer freundlichen Anrede. Dies zeigt dem Absender, dass Sie sich für ihn interessieren und ihm die Aufmerksamkeit schenken, die er verdient.
3. Optional: Eine kurze Erklärung Ihrer Abwesenheit
Gibt es der Kontext her, teilen Sie dem Absender den Grund Ihrer Abwesenheit im Büro mit. Eine kurze Erklärung reicht in der Regel aus. Liegen persönliche Gründe vor, lassen Sie diesen Punkt aber besser aus.
4. Das Datum, an dem Sie wieder verfügbar sind
Geben Sie dem Absender in Ihrer Abwesenheitsnotiz das genaue Datum Ihrer Rückkehr an. So geben Sie ihm eine klare Vorstellung davon, wann er mit einer persönlichen Bearbeitung seiner Mail rechnen kann.
Für dringende Fälle empfiehlt es sich, eine Kontaktperson anzuführen, die an Ihrer Stelle persönlich für Fragen zur Verfügung steht. Stellen Sie unbedingt sicher, dass es sich dabei um eine Person Ihres Vertrauens handelt, die sowohl die Fähigkeit als auch die Autorität hat, für Sie zu sprechen.
5. Eine Dankesformel
Beenden Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mit einer Dankesformel. Danken Sie dem Absender für sein Verständnis und seine Geduld während Ihrer Abwesenheit.
6. Der persönliche Touch
Je nachdem, welchen Posten Sie im Unternehmen haben, dieses gar vielleicht Ihr eigenes ist, können Sie natürlich auch kreativ werden.
Lassen Sie Ihre Mailbox sprechen, dichten Sie, fügen Sie Zitate ein, nehmen Sie den Leser Ihrer Notiz mit «auf die Insel», für die Sie dann reif wären, wenn Sie das so empfinden und das gerne mitteilen möchten.
Im besten Fall machen Sie neugierig auf sich und zeigen, dass Sie mehr sind als nur jemand, der seine Pflicht erfüllt: ein spannender Mensch nämlich. Und das kann wichtige Türen öffnen ...
