Botschaften stapeln alle Auslandschweizer-Daten auf Papier
Die Finanzkontrolle bemängelt die schleppende Digitalisierung im EDA: Die Schweizer Botschaften haben Schränke voll Papier über Schweizer Bürger im Ausland.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Finanzkontrolle kritisier das EDA und die Schweizer Auslandsvertretungen.
- Die Digitalisierung schreite nur mühsam voran.
- Sämtliche Daten von Auslandschweizern würden in Papierform aufbewahrt.
Die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) hat die Schweizer Botschaften und Konsulate einer vertieften Prüfung unterzogen. Entsprechen die Dienstleistungen den wandelnden Bedürfnissen und immer grösseren Nachfrage? Schliesslich sind rund 790'000 Schweizer im Ausland registriert.
Dabei attestiert die EFK dem zuständigen EDA, eine Strategie, die notwendigen Instrumente und Indikatoren zu haben. Nur bei der Digitalisierung – da hapere es arg.
Alle Dossiers in Papierform
Bei den Besuchen vor Ort habe man feststellen müssen, dass die Dossiers der Auslandschweizer in Papierform aufbewahrt werden. Je nach Botschaft, beziehungsweise je nach Anzahl der registrierten Personen, werden diese in Schubladen, Schränken oder Rollregalen aufbewahrt.
Erklären lasse sich dies dadurch, dass nur die Papierdokumente rechtsgültig seien, beispielsweise bei Zivilstandsänderungen. Dies habe aber auch zur Folge, dass sämtliche Dokumente, sogar die Korrespondenz, ausgedruckt werde. Selbst wenn jemand Daten online, via «virtuellen Schalter», übermittle: Nächste Station Laserdrucker. Solches sei nicht gerade dazu angetan, den Gebrauch der Online-Services zu fördern, kritisiert die EFK.
IT-Probleme ohne Ende
Dass die Digitalisierung nicht vorankomme, liege teilweise zwar nicht am EDA. Gerade im Ausland sei man abhängig von IT-Projekten anderer Departemente, wie eben zum Beispiel beim Zivilstand. Andererseits sollte das EDA wie die anderen Departemente die Geschäftsverwaltungs-Software «Acta Nova» einführen. Hier habe es auf nationaler Ebene Verzögerungen gegeben.
Das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) wirbt, «Mit Acta Nova geht nichts mehr im Papierstapel unter». Das hilft in Berlin, Brüssel oder Budapest offenbar wenig. Andererseits, wirft die EFK dem EDA vor, sei dessen Eigenentwicklung «eVERA» auch nicht gerade das Gelbe vom Ei.
«eVERA» sei eine Insellösung: Zentral für das EDA, aber mit dem alleinigen Ziel, die veraltete Vorgängersoftware zu ersetzen. Es sei primär auf die Ansprüche interner Nutzer ausgerichtet und mit den wenigsten anderen Systemen des Bundes kompatibel. Bis Januar 2021 habe man online keine Dokumente übermitteln können, sondern musste diese per Post oder Email separat schicken.
