Stadt Wädenswil ergreift Massnahmen nach Finanzvergehen

Wie bekannt ist, hat der ehemalige Geschäftsführer des Alterszentrums Frohmatt während Jahren Gelder einer Familienausgleichskasse und der Stadt Wädenswil veruntreut.

Das dazugehörige Strafverfahren ist inzwischen abgeschlossen.

Parallel dazu gab der Stadtrat zur Aufarbeitung dieser Vorkommnisse eine externe Untersuchung bei Prof. Dr. iur. Tomas Poledna, Rechtsanwalt, in Auftrag.

Dies mit dem Ziel, organisatorische Schwachstellen zu erkennen und zu entschärfen.

Am 21. August 2023 nahm der Stadtrat den Untersuchungsbericht von Rechtsanwalt Poledna zur Kenntnis und setzte einen Ausschuss ein, der auf Basis des Untersuchungsberichts konkrete Schritte prüfte, mit denen ein solches Fehlverhalten in Zukunft möglichst verhindert werden soll.

An seiner Sitzung vom 15. Januar 2024 hat der Stadtrat nun ein Bündel von Massnahmen in verschiedenen Bereichen beschlossen.

Der Prozess zur Verarbeitung von Kreditorenrechnungen wird präzisiert und im Geschäfts- und Verwaltungsreglement schriftlich festgehalten.

Es wird ein Merkblatt erstellt und die Mitarbeitenden werden speziell geschult.

Damit wird sichergestellt, dass die Bearbeitung von Kreditorenrechnungen nach dem Vieraugenprinzip konsequent umgesetzt wird.

Auf die im Untersuchungsbericht vorgeschlagene Zentralisierung der Kreditoren Verarbeitung wird hingegen aufgrund des eingeschränkten Nutzens verzichtet.

Die internen Kontrollen werden verstärkt. Mit dem Budget 2024 hat der Stadtrat in der Abteilung Finanzen eine zusätzliche Stelle im Bereich Controlling bewilligt.

Damit werden die Voraussetzungen geschaffen, um das Interne Kontrollsystem (IKS) in der Stadt Wädenswil (inklusive Alterszentrum Frohmatt und Abteilung Werke) aufzubauen.

Die externe Kontrolle wurde an eine neue Revisionsstelle vergeben. Sie informiert Stadtrat und Geschäfts- und Rechnungsprüfungskommission direkt.

Die externe Kontrolle wird verstärkt. Für 2024 wird der Revisionsstelle eine Vertiefung im Bereich Kreditorenkontrolle und Auszahlungsprozesse für alle relevanten Bereiche (Abteilung Finanzen, Alterszentrum Frohmatt, Abteilung Werke und eventuell Abteilung Primarschule) in Auftrag gegeben.

Der Untersuchungsbericht hatte eine vollständige Zentralisierung des Personalwesens empfohlen. Darauf wird zwar verzichtet, jedoch wird die Koordination im Personalwesen verstärkt.

Neu findet einmal monatlich ein fachlicher Austausch statt zwischen den Personalverantwortlichen der Stadtverwaltung, des Alterszentrums Frohmatt und der Primarschule.

Personelle Themen, die alle betreffen, sollen vereinheitlicht werden. Einmal pro Monat treffen sich zudem die Stadtschreiberin und die Vorsitzende der Geschäftsleitung Frohmatt zu einem Austausch zu personellen und administrativen Fragen.

Das Alterszentrum Frohmatt verfügt neu über ein Cockpit, das Auskunft gibt über Mutationen bei den Bewohnenden, bei den Mitarbeitenden sowie über Finanzzahlen.

Dadurch können An- und Abwesenheiten der Mitarbeitenden im Alterszentrum Frohmatt sowie der Ferienbezug regelmässig kontrolliert werden.

Die bestehende Möglichkeit des Whistleblowing wird innerhalb der Stadtverwaltung besser bekannt gemacht (beispielsweise im Intranet).

Die Stadt nutzt seit 2022 die Dienste der kantonalen Ombudsstelle.

Hier können sich auch städtische Mitarbeitende anonym melden, wenn sie Missstände beobachten, diese aber nicht intern melden können oder möchten.

Die politische Aufsicht wird gestärkt. In einem ersten Schritt wurden die Pflichtenhefte der Stadtratsmitglieder ergänzt. Dies dient der Sensibilisierung.

Als zweiten Schritt beabsichtigt der Stadtrat, die Aufsicht des Alterszentrums mittels Verselbstständigung zu stärken.

Dieses Modell hat sich in verschiedenen Gemeinden bewährt.

Das Alterszentrum Frohmatt bliebe im vollständigen Eigentum der Stadt, erhält aber eine eigenständige Rechtspersönlichkeit als Aktiengesellschaft mit gemeinnützigem Zweck und mit einem Verwaltungsrat ein eigenes Aufsichtsorgan.

Der Verwaltungsrat wird vom Stadtrat gewählt und nach fachlichen Kriterien zusammengesetzt.

Die Aufsicht über die Geschäftsleitung wird damit professioneller und engmaschiger.

Das Geschäft wird voraussichtlich im zweiten Quartal 2024 an den Gemeinderat überwiesen und danach dem Volk an einer Urnenabstimmung zur Entscheidung vorgelegt.

Der Stadtrat ist überzeugt, mit den beschlossenen Massnahmen wichtige Schritte zur Vermeidung von Regelverletzungen in die Wege geleitet zu haben.

Er bedauert, dass die internen Prozesse und Kontrollen nicht ausreichten, das Fehlverhalten des Geschäftsführers der Frohmatt frühzeitig aufzudecken und zu stoppen.