Die Informationsverwaltung wird modernisiert
Die Gemeinde Fehraltorf führt ein neues Reglement ein, das digitale Abläufe, Archivierung und klare Zuständigkeiten für eine effiziente Verwaltung sicherstellt.
Wie die Gemeinde Fehraltorf schreibt, hat der Gemeinderat ein neues Reglement zur Informationsverwaltung und Archivierung verabschiedet. Dieses ersetzt das bisherige Reglement aus dem Jahr 2019.
Ziel ist es, die digitale Transformation der Gemeindeverwaltung weiter voranzutreiben und eine einheitliche, transparente und gesetzeskonforme Dokumentation aller geschäftsrelevanten Unterlagen sicherzustellen. Mit der Einführung dieses Reglements wird ein wichtiger Schritt hin zu einer modernen und effizienten Verwaltungsführung vollzogen.
Es regelt den gesamten Lebenszyklus von Unterlagen – von der Entstehung über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung – und sorgt dafür, dass sowohl digitale als auch physische Dokumente korrekt erfasst, abgelegt und geschützt werden. Im Zentrum steht die Nutzung des elektronischen Geschäftsverwaltungssystems CMI, das den Mitarbeitenden einen vereinfachten Zugriff auf Informationen ermöglicht, Suchaufwände reduziert und die Nachvollziehbarkeit der Prozesse verbessert.
Aber auch die Behördenmitglieder machen heute ihr Aktenstudium ortsungebunden und digital. Rechtlich relevante Dokumente werden zusätzlich in Papierform archiviert, um gesetzlichen Anforderungen zu genügen.
Klare Zuständigkeiten und sichere Archivierung
Das Reglement legt zudem klare Zuständigkeiten fest: Der Gemeindeschreiber trägt die Gesamtverantwortung für die Informationsverwaltung, während Applikationsverantwortliche und Abteilungsleitungen für die technische Umsetzung und Einhaltung der Vorschriften innerhalb ihrer Bereiche zuständig sind. Verträge sowie vertrauliche Unterlagen wie Personaldossiers unterliegen speziellen Schutzbestimmungen.
Die Archivierung erfolgt unter Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, wobei Datenschutz und Zugänglichkeit sorgfältig abgewogen werden. Mit diesem Reglement schafft die Gemeinde Fehraltorf die Grundlagen für eine zukunftsgerichtete, strukturierte und rechtskonforme Informationsverwaltung.
Es gewährleistet, dass alle Mitarbeitenden verbindliche Vorgaben für den Umgang mit Unterlagen einhalten, und fördert damit eine transparente und serviceorientierte Verwaltung.
