Niederhasli: Gemeindeverwaltung neue Öffnungszeiten

Die Ansprüche an die Dienstleistungen einer Gemeindeverwaltung erhöhen sich sukzessive und befinden sich in stetem Umbruch. Der technologische Wandel und die digitale Transformation werden die Lebens- und Berufswelt in den nächsten Jahren weiter fundamental verändern.

Seitens der Bevölkerung und der Behörden wird einerseits nach effizienten Prozessen und einer kostengünstigen Verwaltung verlangt. Andererseits wird von den Verwaltungsmitarbeitenden neben dem Fachwissen immer mehr auch digitales Knowhow erwartet.

Der Gemeinderat hat den Gemeindeschreiber und das Verwaltungskader beauftragt, anhand einer Ist-Analyse und Evaluation der Besucherfrequenzen ein Konzept auszuarbeiten. Mit punktuellen Massnahmen sollen die verschiedenen Dienstleistungsprozesse und Abläufe innerhalb der Gemeindeverwaltung kurz- und mittelfristig optimiert werden.

Dies sowohl zugunsten der Kundinnen und Kunden als auch für die Mitarbeitenden. Dank den Massnahmen soll von in Betracht gezogenen Pensenerhöhungen innerhalb einzelner Abteilungen und Bereiche vorerst abgesehen werden können.

Der Gemeinderat hat das entsprechende Konzept mit Massnahmenkatalog genehmigt. Eine der fünf Massnahmen betrifft die Anpassung der Öffnungszeiten per 1. Juli 2021. Neu bleibt die Gemeindeverwaltung am Standort des Gemeindehauses am Dienstagnachmittag geschlossen. In dieser Zeit wird auch die Telefonzentrale nicht mehr bedient.

Dieses neue Zeitfenster ermöglicht den Mitarbeitenden einerseits das störungsfreie Arbeiten im Backoffice und das Aufbereiten von Online-Geschäften, andererseits bietet es die Gelegenheit für teaminterne oder abteilungsübergreifende Sitzungen. Die Auswertung der Schalterkontakte im Gemeindehaus hat zudem gezeigt, dass der Montag im Vergleich mit den anderen Wochentagen am stärksten frequentiert wird.

In Konsequenz dessen wird der traditionelle Abendverkauf bis 18.30 Uhr von Mittwoch auf den Montag verschoben. Am Standort des Gemeindehauses gelten somit neu folgende Öffnungszeiten:

Mo 08.30 - 11.30 Uhr / 14.00 - 18.30 Uhr

Di 08.30 - 11.30 Uhr / Nachmittag geschlossen

Mi, Do 08.30 - 11.30 Uhr / 14.00 - 16.30 Uhr

Fr 07.00 - 13.30 Uhr (durchgehend)

Mit dem Abendverkauf am Montag und den besonderen Öffnungszeiten am Freitag bietet die Gemeindeverwaltung nach wie vor drei Zeitfenster ausserhalb der sonst üblichen Bürozeiten an.

Ein Angleichen und entsprechendes Anpassen der Öffnungszeiten des Betreibungsamts und Gemeindeammannamts ist nicht vorgesehen. Beide Dienststellen gewährleisten auch in Zukunft einen Schalterbetrieb während 52 Wochen pro Jahr und somit auch zwischen den Weihnachts- und Neujahrstagen.

Die Arbeitszeit des Gemeindepersonals beträgt unverändert 42 Stunden pro Woche, ausgehend von einem Vollpensum. Wie bis anhin haben Kundinnen und Kunden die Möglichkeit, mit allen Mitarbeitenden der Gemeindeverwaltung auch ausserhalb der Öffnungszeiten Termine zu vereinbaren.

Grosse Priorität wird auch künftig dem Ausbau der verschiedenen Online-Dienste zukommen. Alle Abteilungen und Bereiche sind aufgerufen, ihre Prozesse regelmässig zu durchleuchten und dabei das Entwickeln und Einführen von Online-Prozessen stets in Betracht zu ziehen.

Kundinnen und Kunden sollen möglichst viele Prozesse via Website medienbruchfrei abwickeln können. Das Potenzial für solche Prozesse ist nach wie vor sehr gross, kann jedoch aufgrund deren Komplexität und Kostenintensität nur beschränkt mittels Eigeninitiative ausgeschöpft werden. Bei umfassenden Prozessen, wie beispielsweise Baubewilligungs- oder Einbürgerungsverfahren, gibt es keinen individuellen Entwicklungsspielraum für die Gemeinden. Diese sind dabei auf das Engagement und den Willen übergeordneter Stellen zur Entwicklung und zur Einführung solch finanziell und technisch aufwändiger Anwendungen angewiesen.

Das vom Gemeinderat gutgeheissene Massnahmenpaket enthält noch weitere Absichten, wie beispielsweise das Einrichten einer sogenannten Telefonvermittlung auf der Hauptnummer der Gemeindeverwaltung. Die Anrufenden gelangen dabei per Nummerntaste zur gewünschten Abteilung. Kundinnen und Kunden haben wie bis anhin die Gelegenheit, per Direktwahl an die jeweiligen Abteilungen, Bereiche oder Mitarbeitenden zu gelangen.

Der Gemeinderat ist überzeugt, dass die beschlossenen Massnamen sowohl aus Sicht der Kundinnen und Kunden als auch aus Sicht der Mitarbeitenden zukunftsweisend sind.