Die Gemeinde Binningen baut ein digitales Bürgerportal

Geht es um Verwaltungsgeschäfte, sind die Bürger häufig mit fixen Schalteröffnungszeiten und Bearbeitungszeiten konfrontiert. Die Gemeinde Binningen will das ändern.

«Das Ziel ist es, den Kontakt zwischen Bürgern und der Verwaltung möglichst einfach, angenehm sowie unabhängiger von Ort und Uhrzeit zu machen», sagt Verwaltungsleiter Christian Häfelfinger.

Geplant ist zum Beispiel, dass die Einwohner ihre Adress- und Kontaktdaten in Zukunft selbst aktuell halten.

Im Gegenzug werden sie online sehen können, wie weit die Bearbeitung ihrer Anliegen schon fortgeschritten ist.

Ein erster wichtiger Schritt, um dieses neue Portal zu ermöglichen, ist die Digitalisierung des Gemeinde-Posteingangs.

Wie viele Verwaltungen arbeitet Binningen teilweise mit digitalen Daten, teilweise mit Papierdokumenten, die manuell verteilt, bearbeitet oder eingescannt werden müssen.

«Das Nebeneinander von Daten und Papier verlangsamt alle Prozesse. Diesen Gordischen Knoten durchschlagen wir nun mit dem neuen Verfahren», erläutert Christian Häfelfinger.

In Zukunft nutzt die Gemeinde Binningen die Dienstleistung «ePost». Damit garantiert die Schweizerische Post die sichere, vertrauliche und effiziente Digitalisierung der eingehenden Korrespondenz.

In einem abgesicherten Scanzentrum werden sämtliche physischen Briefsendungen eingescannt.

Der Adressat, zum Beispiel die Einwohnerdienste, die Steuerabteilung oder der Sozialdienst wird automatisch erkannt und das Dokument einem speziellen Postfach zugewiesen.

Nur die Mitarbeitenden der entsprechenden Abteilung können darauf zugreifen. Der Datenschutz ist so auch innerhalb der Verwaltung gewährleistet.

«Die Post garantiert die Einhaltung des Briefgeheimnisses, und zwar auf Papier wie auch digital. Das ist für uns eine grosse Erleichterung, denn alle Fragen bezüglich Geheimhaltung, Vertraulichkeit und Sicherheit sind damit auf einen Schlag gelöst», sagt Christian Häfelfinger.

Die Effizienzgewinne kämen der gesamten Verwaltungsarbeit zu Gute: «Mit digitalisierten Dokumenten gewinnen wir Tempo und Flexibilität, vor allem zusammen mit der digitalen Signatur.

Unsere Mitarbeitenden müssen nicht mehr zwingend vor Ort sein, um Dokumente zu bearbeiten oder zu unterschreiben. Das beschleunigt die Abläufe.»

In den nächsten Monaten wird ePost in der Gemeindeverwaltung umgesetzt. Dazu arbeitet die Gemeinde Binningen eng mit den Spezialisten von ePost zusammen.

«Die Bearbeitung, Verteilung und Archivierung von Papierpost nimmt in den meisten Verwaltungen sehr viel Zeit in Anspruch.

Wenn diese zentrale Bremse gelöst wird, laufen alle Zahnräder schneller», sagt Jean-Daniel Andrey.

Er ist Verantwortlicher ePost bei der KLARA Business AG, welche die gesamte App im Auftrag der Schweizerischen Post programmiert und betreut.

Die digitale Post sei ein erster, aber keinesfalls der letzte Schritt auf dem Weg zum Bürgerportal, sagt Christian Häfelfinger: «Wir wollen unseren Kundinnen und Kunden eine umfassende, schnelle und angenehme Dienstleistung bieten.

Heute kann man innert Minuten ein Hotelzimmer buchen oder ein Zugticket kaufen. Wenn wir auch die Verwaltungsgeschäfte auf diese Komfortstufe heben, profitieren alle davon.»