Themen an den Rand setzen: Wie Sie Meetings besser planen
Manchmal reiht sich im Arbeitsalltag Meeting an Meeting. Doch was tun, wenn daneben die Zeit für die Vorbereitung knapp wird – oder sogar für die Arbeit an sich?
Das Wichtigste in Kürze
- Der Terminkalender quillt über vor Meetings - und es bleibt zu wenig Zeit für andere Aufgaben? Dann kann es nicht nur sinnvoll sein, zu hinterfragen, ob auch wirklich alle angedachten Meetings im Unternehmen notwendig sind - oder manche Informationen schneller per E-Mail oder am Telefon weitergegeben werden können.
Auch wer eigentlich am jeweiligen Meeting teilnehmen sollte, gehört auf den Prüfstand, rät die Coachin und Moderatorin für Grossgruppen Michaela Stach. Stehen etwa Punkte auf der Agenda, die alle betreffen, und solche, in die nur einige Meetingteilnehmer involviert sind, lassen sich letztere bewusst an den Rand legen. So müssen nicht alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer das gesamte Meeting über dabei sein.
Ein weiterer Tipp: Meetings nicht einfach zur vollen Stunde für 60 Minuten ansetzen, sondern die Meetingdauer bewusst verkürzen. Dadurch vergrössere sich nicht nur der Puffer bis zur nächsten vollen Stunde – und damit die Zeit, sich beispielsweise auf ein anschliessendes Meeting vorzubereiten. Eine knappere Zeitvorgabe im Meeting könne auch den Fokus und die Disziplin der Teilnehmerinnen und Teilnehmer erhöhen, so Stach.
