Gemeinde Neunforn will Daten im Digitalarchiv Thurgau lagern

Wie schon bei den Papierakten stellt sich auch bei den digitalen Geschäften die Frage nach der langfristigen Aufbewahrung und Archivierung.

Nach dem Geschäftsabschluss und einer bestimmten Frist müssen archivwürdige Daten aus der digitalen Geschäftsverwaltung exportiert und einem digitalen Langzeitarchiv zugeführt werden.

Der Grund liegt darin, dass Geschäftsverwaltungssysteme auf die Verwaltung aktiver Geschäfte sowie die Gestaltung von Arbeitsabläufen und kollaborativen Prozessen ausgerichtet sind.

Bei der Langzeitarchivierung geht es jedoch darum, möglichst günstig Daten über einen langen Zeitraum lesbar und auffindbar zu halten.

Der Gemeinderat hat beschlossen, sich für diese Aufgabe dem Verein «Digitalarchiv Thurgau» anzuschliessen.

Der Verein wurde von Gemeinden für Gemeinden gegründet und umfasst die Gemeinden Amriswil, Sirnach, Weinfelden, Amlikon-Bissegg, Bischofszell, Homburg, Kreuzlingen, Roggwil, Steckborn, Sulgen und Zihlschlacht-Sitterdorf.

Der Unterhalt und Betrieb des Langzeitarchivs erfolgt zu reinen Selbstkosten. Der Beitrag wird jährlich, basierend auf den Einwohnerzahlen, für jede Gemeinde neu berechnet.

Je mehr Gemeinden sich dem Verein anschliessen, desto günstiger wird es.

Bei einer Vereinsgrösse von 50'000 Einwohnern wird für eine Gemeinde mit der Grösse der Gemeinde Neunforn mit Kosten von jährlich 500 Franken gerechnet.

Der Verein arbeitet mit Switch als Datenhost und der fokus AG als Betreiberin des Langzeitarchivs zusammen.

Die fokus AG hat die Gemeinde bereits bei der Neustrukturierung des Gemeindearchivs unterstützt und kennt daher ihre Struktur. Zusammenarbeit hat immer sehr gut funktioniert.

Innerhalb des Vereins sollen 2023 erste Daten ins Langzeitarchiv überführt werden. Zu welchem Zeitpunkt Daten von Neunforn zugeführt werden, ist noch nicht klar.