Lachen SZ: 112'000 Franken für die digitale Aktenablage
Der Gemeinderat von Lachen SZ hat 112'000 Franken für die Erneuerung der Geschäftsverwaltung bewilligt. Jährlich kommen 25'000 Franken dazu.
Die Gemeinde Lachen setzt seit 2020 das bei Gemeindeverwaltungen verbreitete digitale Geschäftsverwaltungssystem CMI ein, das auch ein elektronische Sitzungsmanagement für die Behörden und Kommissionen beinhaltet. Dadurch erfolgt der Austausch von Unterlagen weitestgehend papierlos. Die elektronische Geschäftsverwaltung ist auch die Grundlage für eine spätere elektronische Archivierung.
Eine im Frühjahr durchgeführte Überprüfung der Systemanwendungen zeigte verschiedene Schwächen auf. Insbesondere ist eine technische Erneuerung unumgänglich. Weiter besteht Handlungsbedarf hinsichtlich Definition von Standards für die Dossierführung und den Verzicht auf Parallelablagen ausserhalb der CMI-Plattform sowie die Integration sämtlicher Verwaltungszweige in das zentrale Geschäftsverwaltungssystem.
Nur mit einer umfassenden digitalen Aktenablage innerhalb des Systems ist die Umsetzung des elektronischen Archivs und damit die automatisierte Archivierung möglich. Der Gemeinderat hat für die Erneuerung der Geschäftsverwaltung CMI Kredite von 112'000 Franken bewilligt. Die jährlichen Zusatzkosten für Nutzungsgebühren und Datenspeicherung belaufen sich auf 25'000 Franken.
