Gemeinde lanciert Integrierte Informationsverwaltung

-Mitteilung der Gemeinde Volketswil

Die heutige Zeit der veränderten Kundenwünsche, der neuen Behördenarbeitsabläufe, der Kommunikationsmöglichkeiten, der Fortschritte der IT sowie der Automatisierung von Arbeiten bzw. Digitalisierung zwingt viele Gemeinden ihre Arbeitsabläufe zu überdenken und nach Möglichkeit eine Geschäftsverwaltungssoftware (GEVER) anzuschaffen.

Archiv muss angepasst werden

Im Zusammenhang mit der Einführung HRM2 muss auch das gesamte Archiv angepasst und spätestens ab Zeitpunkt Einführung einer GEVER-Software erneuert und digitalisiert werden. Die Gemeindeverwaltung Volketswil sucht ebenfalls nach der bestmöglichen Software, um gewisse Abläufe zu vereinfachen, die Qualität zu fördern und die Basis für die Einführung des digitalen Arbeitsprozesses zu bilden.

Das Staatsarchiv Kanton Zürich startete von 2014 bis 2018 mit ersten Pilotgemeinden die Einführung einer integrierten Informationsverwaltung. Das Projekt sieht vor, eine elektronische und analoge Informationsverwaltung und Archivierung nach modernen Grundsätzen professionell zu organisieren und betreuen. Insbesondere unterstützt das Staatsarchiv die Gemeinden bei der Umstellung auf eine Geschäftsverwaltungssoftware nach eigener Wahl. Zudem führen sie das Gemeindearchiv (Übernahme, Bewertung, Erschliessung und Vermittlung von Unterlagen). Das Projekt „Integrierte Informationsverwaltung“ ist eine Grundvoraussetzung für die Anschaffung einer Geschäftsverwaltungssoftware.

Jährliche Kosten von 60'000 Franken

Dieses Projekt realisiert das Staatsarchiv erneut von 2019 bis 2023 mit zehn neuen Pilotgemeinden. Der Gemeinderat genehmigt das Pilotprojekt integrierte Informationsverwaltung des Staatsarchivs Kanton Zürich und den Dienstleistungsvertrag vom 1. Januar 2019 bis 31. Dezember 2023. Die jährlichen Kosten von Fr. 60'000.00 und somit der Rahmenkredit von total Fr. 300'000.00 (exkl. Kosten für GEVER- Software) bewilligt der Gemeinderat als gebundene Ausgaben.