In Beringen wird die Behörden- und Verwaltungsorganisation angepasst

Der Gemeinderat Beringen hat an seiner letzten Sitzung Grundsatzentscheide zur Anpassung der Behörden- und Verwaltungsorganisation gefällt. Ziel dieser Entscheide ist es, die Wirksamkeit der Behörde und der Verwaltungsabteilungen zum Wohle der Bürger zu erhöhen.

Dazu wechselt die Behörde zum sogenannten Delegationsmodell mit einer einheitlichen Führung und klaren Zuständigkeiten. Weiter werden operative Aufgaben und Kompetenzen an die Verwaltung delegiert.

Die Bauverwaltung, die in ihrer aktuellen Form die weitaus grösste Abteilung der Gemeinde darstellt und deren Zuständigkeit sich über fast alle Referate erstreckt, wird in zwei Abteilungen aufgesplittet.

Ein operativ ausgerichteter Personaldienst soll die Führungspersonen künftig unterstützen. Die Umsetzung dieser Grundsatzentscheide soll in enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden und der Geschäftsprüfungskommission des Einwohnerrates erfolgen.

Nach mehreren Kündigungen im Werkhof der Gemeinde Beringen im Jahr 2019 führte die durch den Einwohnerrat beauftragte Geschäftsprüfungskommission (GPK) eine Untersuchung durch und empfahl dem Gemeinderat verschiedene Massnahmen zur Optimierung.

Der Gemeinderat startete in der Folge ein umfassendes Projekt zur Entwicklung der inneren Organisation. Die Schwerpunkte lagen bei der Überprüfung der Organisation der Personalführung und Personaladministration und der Hinterfragung der Führungs- und Organisationsstrukturen und Kernprozesse.

Der Gemeinderat beauftragte eine externe Beratungsfirma mit einer vertieften Analyse der internen Strukturen und Prozesse. Mit Zwischenbericht vom 28. April 2021 schloss der zuständige externe Berater die Organisationsanalyse ab und wies verschiedene Handlungsfelder und Massnahmenempfehlungen aus.

Anlässlich eines zweitägigen Workshops im Juli 2021 setzten sich der Gemeinderat und die Abteilungsleitenden der Gemeinde mit verschiedenen Themen zur Führung auseinander. Im Zentrum standen der Abgleich der Führungsverständnisse, die Weiterentwicklung des Gemeindeführungsmodells und die zukünftige Behörden- und Verwaltungsorganisation.

Als Folge daraus hat der Gemeinderat anlässlich seiner Sitzung vom 30. August 2021 Grundsatzentscheide zur Organisation des Gemeinderates und der Verwaltung gefällt. In der Ausgestaltung dieser Entscheide sind noch viele Varianten denkbar. Der Gemeinderat wird insbesondere die betroffenen Mitarbeitenden sowie die Geschäftsprüfungskommission eng in den Umsetzungsprozess mit einbinden.

Der Gemeinderat beabsichtigt den Wechsel vom operativen Gemeindeführungsmodell zum Delegationsmodell. Die personell-administrative Führung der Verwaltung wird dabei durch den Gemeindepräsidenten als Verwaltungsleiter wahrgenommen. Die übrigen Gemeinderatsmitglieder führen ihr Hauptreferat politisch-fachlich.

Mit dem Delegationsmodell ist eine einheitliche Führung in der Verwaltung sichergestellt, die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sind klarer und entflochten und die Anzahl Ansprechpersonen ist reduziert. Der Gemeindepräsident ist dank seines hohen Pensums fast täglich vor Ort und kann seine Personalführungsaufgaben wahrnehmen.

Nach wie vor ist die politisch-fachliche Verantwortung der übrigen Gemeinderatsmitglieder im zugeteilten Aufgabenbereich gegeben: Sie bleiben für die Bürgerinnen und Bürger die Ansprechperson im Aufgabenbereich und beteiligen sich auch zukünftig an der Mitarbeiterqualifikation mit ihrem Fachinput. An den heutigen Pensen der Gemeinderatsmitglieder (80 Prozent Gemeindepräsidium, je 25 Prozent übrige Gemeinderäte) soll im Moment festgehalten werden.

Der Gemeinderat strebt eine vermehrte Delegation von operativen Aufgaben und Kompetenzen an die Verwaltung an. Dies einerseits mit dem Ziel den Gemeinderat von operativen «Kleinigkeiten» zu entlasten, vor allem aber um Prozesse zu verschlanken sowie zu beschleunigen und dadurch die Wirksamkeit der Abteilungen zum Wohle unserer Bürger zu erhöhen.

In welchem Umfang die Delegation erfolgt; konkret welche Kompetenzen die Abteilungen erhalten, wird in einem nächsten Schritt in Absprache mit den Abteilungsleitenden und nach Rücksprache mit der GPK entschieden.

Die heutige Einteilung der Hauptreferate passt im Grundsatz. Mit Blick auf die aktuellen und zukünftigen Aufgaben wird das Werkreferat aber neu gestaltet. Insbesondere wird eine neu zu bildende (mindestens teilweise aus der Abteilung Bau hervorgehende) Abteilung mit Abteilungsleitung für die Umsetzung der operativen Aufgaben des Referats zuständig sein.

Die neue Abteilung führt zu einer Stärkung des Aufgabenbereichs Tiefbau, sichert aber gleichzeitig auch die professionelle Bewirtschaftung der verschiedenen Themen im Bereich Umwelt wie den Landschafts- und Naturschutz, das Forstwesen, den Umweltschutz oder die Abfallbewirtschaftung.

Der Werkhof und das Schwimmbad, welches operativ sehr nahe beim Werkhof (Nutzung von Synergien) angesiedelt ist, gehören neu in dieses Referat. Der Name des neuen Referats (Arbeitstitel: Umwelt, Werke, Strassen) ist noch offen.

Mit der Aufteilung der jetzigen Bauverwaltung in zwei Abteilungen möchte der Gemeinderat die Arbeitslast und die Komplexität in der aktuellen Bauverwaltung deutlich reduzieren.

Durch die vorgesehene Ansiedlung des Schwimmbads beim Werkhof, werden die Zuständigkeiten der Gemeinderatsmitglieder so entflechtet, dass im Grundsatz jedes Gemeinderatsmitglied mit einer Abteilungsleitung in Verbindung steht.

Der Gemeinderat strebt an, dass das aktuell angestellte Personal der Gemeinde erhalten bleibt. Dies auch vor dem Hintergrund, dass durch die vermehrte Delegation operativer Aufgaben von der Werkreferentin zur Verwaltung eine Pensenerhöhung wahrscheinlich erscheint.

In jedem Fall wird der Gemeinderat den Prozess zur Aufteilung der Bauverwaltung in Zusammenarbeit mit dem Bauverwalter, den Mitarbeiterinnen der Bauverwaltung, dem Werkhofteam und der GPK in Angriff nehmen.

Die bisherige Form des Personaldienstes wird von den Mitarbeitenden als nicht klar fassbar und wenig unterstützend wahrgenommen. Im Delegationsmodell wird der Gemeindepräsident als Verwaltungsleiter und Personalreferent die Personalführung sämtlicher Abteilungsleitungen wahrnehmen.

Der Personaldienst soll zukünftig rein operativ ausgerichtet und in die Abteilung Gemeindekanzlei integriert werden. Es soll zu einer internen Fachstelle ausgebaut werden, welche sämtliche Führungspersonen in ihren Personalführungsaufgaben unterstützt und fachlich berät, sowie für die ganze Gemeindeverwaltung Querschnitt-Aufgaben im Personalbereich wahrnimmt.

Mit der geklärten organisatorischen Einordnung des Personaldienstes und dem Ausbau zu einer Fachstelle für die ganze Gemeinde ist es möglich, die Qualität in der operativen Personalführung zu sichern, Prozesse einheitlich zu gestalten und gezielt weiter zu entwickeln und die Grundlagen für ein strategisches Personalmanagement in der Gemeinde sicherzustellen.

Zusätzlich werden der Personalreferent sowie die weiteren Führungsverantwortlichen in ihrem Führungsalltag unterstützt und entlastet. Derzeit ist noch offen, welche Ressourcen dafür benötigt werden und durch wen die Stelle (intern und extern) besetzt werden könnte.

Die Anpassung der Behörden- und Verwaltungsorganisation ist ein bedeutungsvoller Schritt, von welchem ausser dem Gemeinderat auch alle Abteilungen der Verwaltung direkt betroffen sind.

Auch die Geschäftsprüfungskommission des Einwohnerrates ist ein wichtiger Partner. Es ist dem Gemeinderat wichtig, dass alle Partner bei der Umsetzung angemessen miteinbezogen werden. In einem ersten Schritt sollen sich die Mitarbeitenden der Verwaltung zu den Plänen des Gemeinderates äussern können und ihre Anliegen zu den Umsetzungsschritten darlegen.

Dasselbe gilt für die Mitglieder der Geschäftsprüfungskommission. Nach dieser ersten Vernehmlassung, die ca. Ende September abgeschlossen sein sollte, wird der Gemeinderat unter Berücksichtigung der eingegangenen Anregungen und mit Unterstützung einer externen Beratungsfirma, die den Umsetzungsprozess begleitet, das weitere Vorgehen und den Zeitplan festlegen.