Nur noch elektronische Rechnungen in Herisau

Herisau, 18.05.2020 - 17:15

In der Gemeindeverwaltung wandern keine Papierrechnungen mehr umher: Per Februar 2020 hat die Finanzverwaltung den elektronischen Kreditorenprozess eingeführt.

Eine Frau öffnet mit einem Brieföffner einen Briefumschlag mit einer Rechnung für Empangsgebühren der Schweizerischen Erhebungsstelle für Radio- und Fernsehempfangsgebühren Billag. - Keystone

Seither werden alle Lieferantenrechnungen eingescannt oder elektronisch empfangen, via Workflow visiert und nach Verbuchung revisionssicher archiviert. Die E-Kreditoren-Lösung wurde über ein halbes Jahr vorbereitet.

So wurden die Finanzkompetenzen in sämtlichen Ressorts neu geregelt und danach die Visierungsprozesse aufgenommen. Nach der Testphase wurden insgesamt über 800 Lieferanten angeschrieben, mit der Bitte, die Rechnungen in Papier an die Kreditorenbuchhaltung oder elektronisch an [email protected] zu senden.

Insgesamt dürften unterdessen ca. 8‘000 Kreditorenrechnungen mit der neuen Lösung verarbeitet worden sein. Jetzt, nach 4 Monaten produktivem Einsatz, erleichtert sie die Arbeit in sämtlichen Gemeindebetrieben.